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    5 règles pour écrire des courriels efficaces

    9 avril 2009 | 2 commentaire(s) | vu 1 621 fois

    Photo : Flickr jaqian

    Photo : Flickr jaqian

    Si vous êtes comme moi, vous passez une bonne partie de votre journée de travail à lire plusieurs dizaines de courriels dont certains sont tout simplement incompréhensibles, vous devez correspondre avec des collègues qui font également face à une indigestion d’information quotidienne. Comment alors s’assurer que votre destinataire capte l’essentiel de votre message parmi ce fouillis? En suivant quelques règles faciles il sera possible que vos courriers électroniques sortent du lot et ne soient pas mal compris ou pire encore d’être tout simplement jetés à la corbeille!

    1- Utiliser un titre éloquent

    Il est important de garder en tête que votre destinataire doit avoir plusieurs messages dans sa boîte de réception, un courriel avec un titre peu évocateur peut se retrouver dans la corbeille ou encore être lu avec moins d’attention qu’il ne le mérite. Il faut voir votre titre comme un résumé en quelques mots de votre courriel. Un bon truc pour attirer l’attention est de formuler le titre sous forme de question, ce qui pousse à l’interlocuteur à la réflexion.

    N’oubliez pas d’éviter de marquer votre message comme « Urgent », en effet si les choses sont si pressantes, il vaudrait mieux prendre le téléphone ou bien encore d’aller voir votre interlocuteur dans la mesure du possible.

    2- Soyez concis et bref

    Comme les courriels se lisent moins bien qu’un texte imprimé, il est dans l’intérêt de tous de garder vos messages plutôt brefs. Chaque phrase ne devrait pas dépasser 15 à 20 mots, et si malgré vos efforts vous voyez votre message prendre des proportions astronomiques, il serait avantageux d’appeler ou d’aller voir votre destinataire : vous constaterez sans doute que communiquer verbalement un sujet complexe est bien plus efficace pour vous deux.

    3- Limiter le nombre de courriels que vous envoyez à la même personne

    Afin d’éviter de créer l’impression que votre interlocuteur se sent harcelé par vos messages, il serait judicieux d’en réduire le nombre en combinant quelques sujets à l’intérieur d’un même courriel. Il faut garder en tête que chaque sujet doit être séparé par un paragraphe de quelques lignes. Afin de faciliter la lecture, placez vos sujets en ordre logique.

    4- Soyez courtois!

    Voici une règle à ne pas oublier : n’envoyez pas de courriels lorsque vous êtes en colère contre votre destinataire pour une raison ou pour une autre. Prenez une grande respiration avant de répondre ou bien attendez au lendemain, mais de grâce éviter de répondre sur un ton bouillant, car ce courriel peu revenir jouer contre vous. Également, n’oubliez pas de toujours commencer votre message par un bonjour et de le terminer par un merci, ce n’est pas long à faire après tout et omettre de le faire passe rarement inaperçu…

    5- Relisez-vous

    Finalement avant de cliquer sur le bouton envoyer, il est toujours judicieux de prendre le temps de relire votre texte. Un courriel truffé de fautes ou encore dont certains éléments importants sont oubliés montre un manque de professionnalisme. Cette démarche est particulièrement importante lorsque l’on s’adresse à un supérieur hiérarchique ou encore lorsque le message sera expédié à plusieurs personnes à la fois.

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  • 2 commentaires

    C’est noté et je les pratiquerai. Merci !

    Patricia Turcotte

    19:56, le Jeudi 9 avril 2009

    De très bons conseils et dont l’auteur l’a appliqué à son article. :)

    J’en ajouterai un essentiel mais qui s’adresse davantage au lecteur :

    6. Prenez un bon logiciel anti-spam (ou utiliser les services d’un email web qui en dispose d’un efficace) pour conserver davantage de temps pour bien lire les messages de vos interlocuteurs et bien rédiger votre réponse ou le message initial.

    08:30, le Vendredi 10 avril 2009

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