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5 r?gles pour ?crire des courriels efficaces

Photo : Flickr jaqian
Photo : Flickr jaqian

Si vous ?tes comme moi, vous passez une bonne partie de votre journ?e de travail ? lire plusieurs dizaines de courriels dont certains sont tout simplement incompr?hensibles, vous devez correspondre avec des coll?gues qui font ?galement face ? une indigestion d?information quotidienne. Comment alors s?assurer que votre destinataire capte l?essentiel de votre message parmi ce fouillis? En suivant quelques r?gles faciles il sera possible que vos courriers ?lectroniques sortent du lot et ne soient pas mal compris ou pire encore d??tre tout simplement jet?s ? la corbeille!

1- Utiliser un titre ?loquent

Il est important de garder en t?te que votre destinataire doit avoir plusieurs messages dans sa bo?te de r?ception, un courriel avec un titre peu ?vocateur peut se retrouver dans la corbeille ou encore ?tre lu avec moins d?attention qu?il ne le m?rite. Il faut voir votre titre comme un r?sum? en quelques mots de votre courriel. Un bon truc pour attirer l?attention est de formuler le titre sous forme de question, ce qui pousse ? l?interlocuteur ? la r?flexion.

N?oubliez pas d??viter de marquer votre message comme ??Urgent??, en effet si les choses sont si pressantes, il vaudrait mieux prendre le t?l?phone ou bien encore d?aller voir votre interlocuteur dans la mesure du possible.

2- Soyez concis et bref

Comme les courriels se lisent moins bien qu?un texte imprim?, il est dans l?int?r?t de tous de garder vos messages plut?t brefs. Chaque phrase ne devrait pas d?passer 15 ? 20 mots, et si malgr? vos efforts vous voyez votre message prendre des proportions astronomiques, il serait avantageux d?appeler ou d?aller voir votre destinataire?: vous constaterez sans doute que communiquer verbalement un sujet complexe est bien plus efficace pour vous deux.

3- Limiter le nombre de courriels que vous envoyez ? la m?me personne

Afin d??viter de cr?er l?impression que votre interlocuteur se sent harcel? par vos messages, il serait judicieux d?en r?duire le nombre en combinant quelques sujets ? l?int?rieur d?un m?me courriel. Il faut garder en t?te que chaque sujet doit ?tre s?par? par un paragraphe de quelques lignes. Afin de faciliter la lecture, placez vos sujets en ordre logique.

4- Soyez courtois!

Voici une r?gle ? ne pas oublier?: n?envoyez pas de courriels lorsque vous ?tes en col?re contre votre destinataire pour une raison ou pour une autre. Prenez une grande respiration avant de r?pondre ou bien attendez au lendemain, mais de gr?ce ?viter de r?pondre sur un ton bouillant, car ce courriel peu revenir jouer contre vous. ?galement, n?oubliez pas de toujours commencer votre message par un bonjour et de le terminer par un merci, ce n?est pas long ? faire apr?s tout et omettre de le faire passe rarement inaper?u?

5- Relisez-vous

Finalement avant de cliquer sur le bouton envoyer, il est toujours judicieux de prendre le temps de relire votre texte. Un courriel truff? de fautes ou encore dont certains ?l?ments importants sont oubli?s montre un manque de professionnalisme. Cette d?marche est particuli?rement importante lorsque l?on s?adresse ? un sup?rieur hi?rarchique ou encore lorsque le message sera exp?di? ? plusieurs personnes ? la fois.

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2 Commentaire

  1. avatar

    C’est noté et je les pratiquerai. Merci !

    Patricia Turcotte

  2. avatar

    De très bons conseils et dont l’auteur l’a appliqué à son article. 🙂

    J’en ajouterai un essentiel mais qui s’adresse davantage au lecteur :

    6. Prenez un bon logiciel anti-spam (ou utiliser les services d’un email web qui en dispose d’un efficace) pour conserver davantage de temps pour bien lire les messages de vos interlocuteurs et bien rédiger votre réponse ou le message initial.